Поможем в организации работы тендерного отдела!

Tender-Gold предлагает тендерный аутсорсинг компаниям, заинтересованным в повышении эффективности и результативности собственного тендерного отдела. Мы с удовольствием поделимся опытом в рамках оказания консалтинговых услуг.

Создание тендерного отдела – шаг на пути к выгодным контрактам

Многие организации имеют в своем штате тендерных специалистов, некоторые даже целые отделы. Работа таких служб заключается в поиске тендеров, соответствующих направлению деятельности компании, подготовке заявок на участие в тендерах. Иногда на них возлагают обязанность по организации поставок товаров в рамках выигранного аукциона  или запроса котировок.

Почему работа тендерного отдела не всегда эффективна?

Анализируя работу компаний, которые обращались за помощью к Tender-Gold, мы не раз сталкивались с ситуацией, когда, на первый взгляд, деятельность тендерного отдела была организована правильно, а ожидаемого эффекта не было.

Казалось, что проблема лежит на поверхности и хотелось упрекнуть в некомпетентности или нежелании работать кадровый состав. Некоторые из наших Партнеров, до сотрудничества с Tender-Gold меняли работников, отвечающих за подготовку и участие в тендерах. Но через какое-то время новый кадровый персонал снова не выполнял плановые показатели, а спустя несколько месяцев, недавно принятые на работу сотрудники, вели себя как их предшественники.

Замена кадрового состава не решит проблему низкой эффективности работы тендерного отдела

В чем причины провала работы тендерных отделов? Лежит ли проблема исключительно в плоскости компетентности сотрудников? Разве экономическая ситуация 2012-2013 г. сопоставима с нынешней? Неужели за этот период государственные Заказчики не изобрели новые способы ограничения конкуренции, формально отвечающие требования законодательства? Как Вы оцениваете уровень конкуренции, заставляющий все большее количество игроков (поставщиков) выходить на рынок госзакупок? Не оттого ли заметно увеличилась конкуренция среди участников тендеров?

Интересную картину показал анализ целевого сегмента одного из наших Заказчиков. Так рост числа закупок по его направлению деятельности сопровождался сокращением количества тендеров. При этом среднее снижение цены в конкурентных торгах (аукционы, запросы, котировки) осталось на прежнем уровне.
Когда мы проанализировали процент отказа в участии в госзакупках, выяснилось, что показатель увеличился в 3 раза! То есть государственные заказчики стали в 3 раза чаще отклонять заявки на участие в тендерах. 

Что предлагает Tender-Gold для решения проблемы?

В рамках оказания консалтинговых услуг по организации работы тендерного отдела мы проводим анализ занимаемой Заказчиком рыночной ниши, определяем уровень конкуренции и величину административных барьеров. Результатом комплексного изучения бизнес-процессов в компании Заказчика становится не только их формализация (применяем нотации IDEFO), но и разработка предложений по оптимизации.

Tender-Gold предлагает комплексный подход и электронную систематизацию работы тендерного отдела

Мы не просто описываем проблемы и фантазируем о способах их решения. Опыт, знания и навыки наши эксперты воплощают на практике, предоставляя Заказчикам бесплатную CRM-систему, в которой отражается активность работы с обращениями в адрес компании Заказчика, ведется статистика заключенных сделок, контролируется исполнение задач, которые стоят перед сотрудниками. Мы передаем Заказчику в пользование настроенную систему с понятным механизмом контроля управления. Ее дальнейшее развитие определяет сам Заказчик.  

Наш опыт показывает, при правильной организации работы количество подаваемых заявок на участие в тендерах без изменения уровня бюджета за 3 месяца может увеличиться в 5 раз (с 3 до 15 в месяц). Но наиболее ярким проектом Tender-Gold стало создание полноценного подразделения, ориентированного не только на поиск выгодных тендеров, но и реализацию заключенных многомиллионных контрактов.

Но это уже немного другая история…