Отказ от участия в тендере по которому уже запущена процедура подготовки заявки означает неэффективное использование ресурсов. В том случае, если подобный отказ случается часто, речь уже может идти об убытках для компании.

В рамках предлагаемого материала мы делимся своим опытом принятия решений о целесообразности участия в госзакупках.

Секрет результативного участия в госзакупках, проводимых по 44-ФЗ или 223-ФЗ хорошо виден на схеме тендерной воронки. Собрав статистику результатов тендерного сопровождения трех наших основных Заказчиков и выделив основные этапы участия в тендерах, мы оценили конверсию (КПД) переходов с этапа на этап.

Воронка тендеров (по аналогии с воронкой продаж)

 

Безусловно важным этапом является поиск актуальных тендеров по вашей тематике. Как искать тендеры и нужные госзакупки мы рассматривали ранее.

Замечу, что не все принятые решения о подготовке заявок на участие в тендерах завершаются заключением госконтрактов.

Отказ от подготовки заявки как правило происходит:

  • из-за переоценки прибыльности проекта;
  • из-за отсутствия необходимых разрешительных документов;
  • из-за сложности подбора товаров и оборудования, соответствующих требованиям государственных Заказчиков.

С точки зрения расходов не важно, участвуете ли вы в тендерах самостоятельно, или прибегаете к помощи компаний, оказывающих услуги тендерного сопровождения. В первом случае вы оплачиваете рабочее время своих сотрудников и другие ресурсы, потраченные на подготовку заявки на участие в аукционе, конкурсе, запросе котировок или предложений. Во втором – оплачиваете счет за услуги тендерного сопровождения (который, кстати, зачастую меньше расходов на штатных специалистов).

Для сокращения подобных расходов у себя в компании мы разработали особую форму. Решение о старте подготовки заявки на участие в выбранных тендерах принимается только после ее заполнения.

Форма для принятия решения о целесообразности участия в тендере

Мы проверяем соответствие предмета закупки нашей основной деятельности. Кроме того, если речь идет о поставке товара, то проверяем защиту проекта со стороны вендора. В результате мы говорим либо о стандартном проекте (конкурентоспособной процедуре), либо о наличии защиты проекта (в этом случае требуется дополнительная проработка по подбору оборудования, работе с вендорами и поставщиками и т.д.).

Подобная классификация помогает не распылять ресурсы, способствует их концентрации на действительно важных направлениях.

Контролируйте соответствие предмета закупки деятельности компании. Проверьте наличие защиты проекта.

Ответственный менеджер по предлагаемой к участию закупке составляет перечень необходимых документов с указанием имеющихся в наличии. Если нужный документ отсутствует, то заполняются данные о сроках и стоимости его получения, организации его предоставляющей. Обязательно указывается ответственный за получение документа.

Безусловно, дата подготовки документа должна соответствовать дате и времени окончания подачи заявок на участие в тендере.

Такая форма помогает нам своевременно оценивать готовность к тендеру. В противном случае, решив вопрос с экстренным получением одного недостающего документа, могут возникнуть еще более непредвиденные расходы с получением дополнительного. После двух-трех оплат подобных непредвиденных расходов на ускоренное получение необходимых документов быстро приходит любовь к планированию и контролю.

Составьте перечень необходимых документов. Определите сроки, стоимость, ответственное лицо за получение недостающих документов.

Уровень себестоимости является самым важным фактором при принятии решения о подготовке заявки на участие в госзакупке. Для тендеров, которые предполагают поставку товаров мы используем сервисы, подобные Яндекс-маркету или s4b.ru. Если же речь идет об услугах, то мы оцениваем реальный объем работ и риски требований Заказчиков.

Дело в том, что в стремлении обосновать НМЦК или же защитить «своего» Поставщика, Заказчик завышает (порой в 5-7 раз) требования к Исполнителю контракта. Например, для технического обслуживания системы на объекте Заказчика достаточно трех специалистов, однако Заказчик настаивает на посменном присутствии девяти инженеров Исполнителя.

Понятно, что как минимум на этапе знакомства с объектом и выстраивания отношений с Заказчиком необходимо обеспечивать присутствие всех специалистов. Однако в дальнейшем количество персонала может быть сокращено без ущерба качеству и снижения объема выполняемых работ.

Контролируйте себестоимость проекта. Помните, риск должен быть рассчитан!

О подобных обстоятельствах знает большинство участников рынка госзакупок. В результате тендеры на оказание услуг отличаются частым снижением стоимости НМЦК. Например, на рынке технического обслуживания слаботочных систем размер снижения 80% не является пределом.

Если вы не планируете выиграть тендер любой ценой, чтобы иметь возможность «войти» в Заказчика и выстроить с ним в дальнейшем отношения, а думаете о том, как заработать деньги здесь и сейчас, то вы просто обязаны оценить возможные ценовые предложения конкурентов.

По нашему опыту необходимо быть готовым снизить цены на поставку товара на 30% от НМЦК, а в случае оказания услуг – в 2 раза. В противном случае участие в большинстве тендеров будет лишено смысла.

Участвуя в тендерах будьте готовым к снижению цен!

При этом подобное утверждение характерно для закупочных процедур, проводимых как в соответствии с 44-ФЗ, так и 223-ФЗ.

Секрет высокой (30%) результативности на рынке госзакупок нашей компании заключается в решениях участвовать в закупках на основании аргументированных расчетов!

Если у вас есть вопросы, обращайтесь в наш адрес. Наши специалисты помогут найти ответы.

И… удачи в тендерах!